Правила и тонкости ведения деловых переговоров

Переговоры — это процедура общения в деловом стиле, где участвуют две стороны или более, имеющие статус предпринимателей, должностных лиц или коммерческих организаций. Она направлена на достижение взаимовыгодного соглашения, поиск перспективных путей сотрудничества, решение актуальных проблем путем обмена мнениями. Знать все нюансы и тонкости ведения саммита должен всякий деловой человек, чтобы успешно развивать свой бизнес.

Тактика и результат

Непременной целью переговорного общения в деловой среде является достижение конкретного результата. Чтобы добиться его, стороны используют разные стратегии:

1. Эмоциональные качели. Одна из сторон использует прием, который меняет настроение оппонента в нужную сторону. Звучат то комплименты и похвала, то упреки и осуждение. Это не дает другому участнику диспута сосредоточиться на своих целях. В результате он согласится на предложение, если имеет мягкий характер или психически неустойчив.
2. Ультимативная стратегия. Это жесткий метод ведения переговоров. Одна сторона без вступления и с ходу выкладывает свои требования. В такой ситуации у оппонента есть два варианта: согласиться без обсуждения или уйти.
3. Спокойная беседа с ультиматумом в конце. Общение без резкого скачка расслабляет собеседника, тот явно не ожидает смены тона и стиля. В результате он наверняка согласится на предложенные условия, поскольку окажется в западне
4. Навязывание (прямой ход). Такая тактика подразумевает следование начальной цели при любом повороте беседы. Её задача — заставить другую сторону усомниться в собственных условиях и предложениях. Это способ сломать сценарий и навязать свою точку зрения.
5. Управление временем. Известно, что краткость — сестра таланта. Если одна из сторон заявит, что переговоры продлятся 20 минут, то она фактически уже выиграла, ведь собеседник рассчитывал на час или 40 минут. Быстрый ход разговора обезоруживает и заставляет менее подготовленную сторону принять позицию оппонента.

Психология выделяет три типа окончания переговоров:

1. Компромисс найден.
2. Заключены договоренности в пользу одной из сторон.
3. Соглашение не достигнуто.

В идеале стороны должны заключать взаимовыгодное соглашение, но бывает и так, что решение не устроило ни одну из них, но надобность договориться осталась. Тогда переговорщики выбирают взаимно некомфортные условия, что тоже считается компромиссом. Например, поставщик клубники хочет продать ее за определенную сумму, но реализатор может заплатить только вдвое меньше. Поставщику приходится соглашаться, чтобы отбить затраты на сбор и посадку ягод, иначе его урожай сгниет, и бизнес прогорит.

В случае ассиметричного соглашения продавец клубники не хочет уступать, а реализатору ягоды нужны. Он берет кредит, чтобы купить продукт и отправить его на прилавок. Здесь налицо преимущество одной из сторон.

Если стороны не пришли к консенсусу, значит, результат отсутствует, хотя некоторые эксперты опровергают это. Зачастую такой поворот позволяет коммуникаторам хорошо прощупать сильные и слабые стороны друг друга и в дальнейшем начать совместно вести дела.

Определение понятия

Деловые переговоры — это не только личная встреча сторон. Сюда можно отнести телефонный разговор, переписку по почте, видеоконференцию, онлайн-чат с идентичными целями.

К такому методу прибегают, когда односторонние действия не помогают решить возникшую проблему, нужно завести новые деловые связи, имеется обоюдное желание взаимовыгодного сотрудничества или правовое решение невозможно.

Переговоры помогают не только находить лучшие пути развития бизнеса. Они формируют образ компании и расширяют поле ее влияния, позволяют привлечь новых потенциальных клиентов и партнеров.

В процессе дискуссии стороны показывают свою коммуникативную компетентность, умение сохранять устойчивость, не прибегая к открытым конфликтам, навык использования развернутой аргументации, а также демонстрируют искусство ведения беседы. Деловой разговор — это процесс максимально эффективной межличностной коммуникации с использованием навыков риторики и поправкой на характер оппонента.

Часто встречаются такие формы переговоров:

1. Дискуссия. Это конфронтация, где отстаивание позиции происходит в мягкой форме, без повышения голоса. Спорящий человек руководствуется логикой, аргументами, проверенными фактами и явными доказательствами своей точки зрения.
2. Спор. Открытое словесное соревнование, где стороны пытаются отстоять свою позицию любыми способами. Спор балансирует на грани этики и конфликта.
3. Конструктивная беседа. Это равносторонний обмен мнениями, причем каждая их сторон запоминает и принимает во внимание не только сведения, полученные от противника, но и свои.
4. Инструктивная беседа. В коммуникации участвует одна сторона. Она передает информацию в виде инструкции, указаний. Задача — путем легкого давления заставить партнера принять условия.
5. Убеждающая беседа. Собеседника склоняют к выгодной другому участнику диалога цели через логические умозаключения, аргументирование и конкретные выигрышные факты.

Переговоры по месту проведения могут быть внешними (с клиентами или партнерами компании) и внутренние (внутри организации между сотрудниками). По форме проведения их подразделяют на официальные, то есть проводимые по всем протокольным нормам, и неофициальные (беседа в свободной форме без подписания бумаг).

Основные функции

Переговоры подразумевают не только решение поставленных задач. Они также выполняют ряд важных функций:

1. Информационная осуществляется при обмене мнениями во время подготовки ко второму этапу беседы.
2. Коммуникативная выполняется, когда саммит ведут, чтобы наладить связи с новыми партнерами или улучшить отношения со старыми.
3. Координирующая направлена на то, чтобы уточнить поправки по уже достигнутому соглашению.
4. Регулятивная необходима, когда есть надобность урегулировать все споры и решить проблемы, возникшие во время общения, до подписания итоговых документов

Тонкости подготовки

Ключ к успешным переговорам лежит в правильной и успешной подготовке. Будет ли эта встреча важна для одного человека или целой кампании, все равно. Использование анализа, расчётов и любой доступной информации, так или иначе связанной с темой предстоящего диалога, будет на руку. Выделяют три этапа подготовки.

Сбор информации

Нужно получить как можно больше данных о другой стороне, изучить личности членов делегации, особенно её главы. Помимо должности, полномочий и характера стоит изучить семейное положение, сферу интересов, биографию руководителя. Эти сведения помогут сформировать собственную компетентную группу специалистов.

Если предстоит встреча с представителями крупной компании, необходимо узнать и о ней. Подойдёт любая информация: срок существования, специфика деятельности, особенности продукции. Помимо этого, нужно оценить потребности предполагаемого партнера в сотрудничестве, выяснить слабости и упущения в организации производства. Не помешает изучить существующих партнеров фирмы и вычленить принципы совместной работы, обратить внимание на трудности, с которыми компания ранее сталкивалась.

Когда объектом разговора будет выступать определенный продукт, продвигаемый с другой стороны, следует разузнать и о нем: насколько он востребован, затраты на производство, ценообразование, мнение потребителей.

Ответы на эти вопросы помогут четко сформировать цели, обрисовать задачи и подготовиться к переговорам.

Культурный аспект

Важную роль играет состав делегации, а также время, место и день проведения встречи. Доказано, что преимуществом обладает сторона, к которой обращаются, а значит, уместно предложить ей выбрать все это. Так появится шанс еще до встречи добиться расположения партнеров за счет проявленного уважения.

Группа с численным превосходством почти наверняка выигрывает, поэтому численность делегации стоит обсудить с оппонентом заранее, чтобы не попасть в неловкую ситуацию. Если же требуется прийти к соглашению как можно скорее, стоит ограничиться небольшой группой (не более трех членов).

Когда честь определить место и время предстоящей встречи выпала заинтересованной стороне, то стоит знать несколько хитростей:

1. Четверг, вторник и среда являются лучшими днями для подобных мероприятий, поскольку расположены в середине рабочей недели.
2. Оптимальное время — послеобеденные часы, когда мысли о еде уже не отвлекают от дел, а продуктивность все еще находится на высоком уровне.
3. Место встречи зависит от преследуемых целей, экономической иерархии и особенностей мероприятия. Приглашающая сторона обычно предпочитает проводить её у себя в офисе, если сама более развита и успешна. Если нет, тогда подойдёт нейтральная территория — конференц-зал, ресторан, номер гостиницы. Когда партнер хочет добиться психологического преимущества, он зовет оппонента к себе.
4. Прекрасно, если в зале для беседы будет круглый стол, ведь это символ равноправия. Кроме того, всем участникам диспута будет удобно контактировать друг с другом.

Определение цели

Четкое осознание целей делает процесс диспута проще и понятнее обеим сторонам. В идеале цель должна быть конкретной, реалистичной, определенной по времени и непротиворечивой.

Цели бывают краткосрочными и долгосрочными. В первом случае рассматриваются разовые результаты переговоров. Желательно, чтобы их было не слишком много. Во втором случае целью является перспектива дальнейшего партнерства на постоянной плотной основе.

Понятные и четкие цели позволяют сделать выводы о прошедшей встрече, о том, какие намерения достигнуты, а какие еще нуждаются в проработке.

Чем четче проработаны цели, тем меньше проблем ждет предпринимателя в дальнейшей работе.

7 составляющих продуктивного делового общения

Переговоры — основной инструмент в работе менеджеров, бизнесменов, руководителей. Умение вести их отражает уверенность человека и степень его деловой хватки. Знание азов и тонкостей переговорной этики поможет добиться поставленных целей.

Соблюдение правил этикета

В начале встречи необходимо представиться. Традиционно первой это делает сторона-инициатор. Она представляется, начиная с вышестоящего и заканчивая младшим членом делегации. Затем оппоненты представляются аналогично. Для удобства можно заготовить карточки с именами или надеть бейджи.

Если саммит проходит на территории заинтересованных лиц, стоит учесть несколько правил этикета:

1. Организовать встречу лучше в переговорной комнате, где обстановка максимально располагает к беседе.
2. Форма стола играет немаловажную роль. Оптимален именно круглый стол. Беседа за журнальным столиком будет носить неформальный характер. Если в распоряжении лишь стандартный прямоугольный стол, то стоит рассадить делегатов друг напротив друга согласно должности. При этом в торец и во главу нельзя сажать даже руководителей. Помимо стола и посадочных мест следует обеспечить гостей удобствами в виде воды, письменных принадлежностей, салфеток.
3. Если встреча проходит в режиме тет-а-тет, оппоненты садятся под углом друг к другу. Так они находятся в равных условиях, но не настроены на конфликт, как при посадке напротив.
4. Гостей не усаживают спиной к двери. Заранее заботятся, чтобы между ними соблюдалась удобная дистанция.
5. Жесткие стулья способствуют активной работе мозга. Невежливо предлагать разным сторонам стулья разной высоты.

Формулировка темы обсуждения

Перед началом диалога можно подстраховаться и набросать примерный план. В нем нужно обязательно четко обозначить два вопроса:

1. Почему? Это причина, по которой переговоры необходимы, что заставило искать дополнительную поддержку.
2. Зачем? Это то, чего нужно достичь в их результате.

Помимо этого, следует отделить тему встречи. Все эти нюансы должны быть записаны или озвучены в течение первых 5 минут, чтобы задать вектор развития диалога.

Следование плану

Любые переговоры обычно состоят из стадий, переходящих друг в друга:

1. Знакомство.
2. Прояснение позиции и озвучивание целей.
3. Предложения по их достижению.
4. Обсуждение известных аргументов, дискуссия.
5. Формулирование нескольких вариантов решения и выбор одного их них.
6. Договоренность о дальнейшем сотрудничестве или его отсутствии.

Благоприятный тон беседе задает ненавязчивый вопрос или комплимент: «Как добрались?», «Чудесное место для встречи вы выбрали».

Психологи советуют начинать диспут с легких вопросов и поднимать постепенно планку важности. Такой подход располагает к достижению договоренности скорейшим образом и говорит о готовности к совместной работе.

Внимание к мелочам

Как правило, люди запоминают смысл полученной информации, а не сами слова, которыми она была озвучена. Но неправильные слова способны исказить смысл, а это влечет разногласия и ошибочные выводы. Чтобы не допустить этого, перед встречей и во время нее следует учитывать:

1. Собеседники должны разговаривать на одном языке, иначе придётся привлечь переводчика.
2. Знание профессионального сленга обеими сторонами.
3. Уровень образования оппонентов.
4. Логичность излагаемой и получаемой информации.
5. Внимательность.

Объективность в приоритете

Эмоции — это то, о чем стоит забыть во время делового общения. Их проявление считается неуместным. Можно сдержанно выразить похвалу, восхищение, поздравление, соболезнование.

Разрешено дискутировать, основываясь исключительно на фактах, доводах, аргументах и логике. Запрещено переходить на личности.

Управление диалогом

Умение перехватывать, удерживать и вовремя передавать инициативу работает в любом виде общения. Самый простой способ это сделать — формулировать высказывания так, чтобы они заканчивались вопросом, адресованным оппоненту. Еще один вариант — прогнозировать реакцию собеседника и бить в цель.

Достижение согласия

Когда объективные условия выбраны, в конце встречи стоит убедиться, что они всех устраивают. Для этого нужно подвести итоги переговоров, обозначить решенные (нерешённые) цели, озвучить результат, подписать при необходимости бумаги, поблагодарить оппонентов и пожать руки.

Искусство ведения переговоров — специфическая сфера деятельности деловых людей любого уровня. Владение этим навыком способно не только улучшить экономические показатели компании, но и создать бизнесмену имидж приятного, грамотного, ответственного, харизматичного собеседника и перспективного делового партнера.