Самоменеджмент или таймменеджмент — это методика правильного использования времени, для достижения личного и профессионального роста. Это определение можно назвать синонимом слова «саморазвитие».
Сущность самоменеджмента
Самоменеджмент руководителя заключается в правильном распределении своего времени. Что считается самым ценным для человека? То, чем обладает абсолютно любой, но не каждый может пользоваться им правильно. Деньги? Успех? Потенциал? Профессиональные или личные качества? Нет, самое ценное в жизни человека — это его время. Его невозможно взять в кредит, накопить, отдать кому-то. Время бесценно.
Хотя им обладает любой человек, не каждому удается понять его значимость. Если взять за основу определение «время — деньги», то у человека, который умеет распоряжаться своим временем, при такой нестандартной конвертации оно стоит намного больше.
Успех руководителя зависит не только от его лидерских качеств или навыков управления большой организацией, но и способности правильно, экономно распределять свое время. Известный американский специалист в области менеджмента Ален Маккензи говорил «Нет ничего более легкого, чем быть занятым. И нет ничего более трудного, чем быть результативным». Можно собрать вокруг себя кипу дел, потратить на их выполнение много рабочих часов, но при этом ни одно так и не довести до конца.
Функции самоменеджмента
Самоменеджмент позволяет лучше организовать рабочий процесс, снизить загруженность руководителя, повысить результативность его работы и исключить такие побочные эффекты, как стресс от постоянной спешки и хронического неуспевания. Этот комплекс методов позволяет взять собственную жизнь под контроль, почувствовать себя ее хозяином.
Ежедневно руководитель выполняет ряд определенных действий. Эти повторяющиеся процессы можно назвать кругом самоменеджмента. В нем присутствуют пять ключевых функций:
- постановка целей,
- планирование задач,
- определение приоритетных задач, выполнение которых необходимо перенести на ближайшее время,
- организация рабочего процесса и составление графика,
- корректирование целей в зависимости от обстоятельств.
Теперь нужно рассмотреть каждую функцию круговорота по отдельности.
Выбор целей
Первый и самый важный аспект самоменеджмента. Руководитель должен уметь правильно анализировать ситуацию, чтобы определить, к чему именно его организации следует стремиться. Важно правильно обозначить результат, который появится после достижения поставленных задач. В данном случае цель выполняет роль стимула, который заставляет руководителя и всю компанию двигаться вперед, идти к какой-то определенной точке. Таких «остановок» на дороге развития компании будет множество. Цели и задают направление всего пути.
При выборе задач менеджер должен сопоставлять их с основными требованиями: гибкость, конкретность, реальность выполнения, совместимость отдельных задач друг с другом. Перед тем, как обозначить цель, нужно дать честную оценку своим возможностям. Постановка задач, которые считаются невыполнимыми для конкретного человека могут привести к двум противоположным результатам:
- Работа на пределе возможностей, когда человек совершает головокружительный прыжок «выше головы». Достижение цели и победа над собой.
- Неудача, стресс, падение самооценки и подрыв веры в себя.
Цели обретают свою форму только в том случае, если для них определены конкретные временные рамки. Бессрочная задача — это мираж, который будет только мешать работе. Ее выполнение систематически откладывается на потом, а «потом» так и не наступает.
Планирование
Планирование действий — это создание четкого графика. В нем для каждой работы найдется свое время. Рациональное расходование этого ресурса определяется именно с помощью планирования. Существует два критерия распределения времени:
- Максимальный. Предполагает использование всего имеющегося времени для результативной деятельности.
- Минимальный. Достижение целей происходит в сжатые сроки.
Время, которое менеджер расходует на планирование, значительно экономит этот же ресурс уже в процессе работы. Руководитель должен научиться отделять важные задачи от второстепенных. В графике нужно фиксировать результаты, а не действия. Это станет дополнительным стимулом для выполнения работы. Планы должны быть гибкими, чтобы оставалось место для форс-мажорных обстоятельств. Помимо краткосрочных задач в график нужно добавлять глобальные цели, достижение которых растянуто во времени.
Определение приоритетов
Очень часто руководители выполняют большое количество мелких задач, которые не дают значимого результата. Время расходуется, а действительно серьезные цели «простаивают» впустую. В списке задач нужно правильно расставлять приоритеты. Срочное — не всегда значит важное. При планировании своего времени этот аспект нужно учитывать, распределяя цели по степени их значимости.
После этого можно приступать к последовательному выполнению, в соответствии с позициями в графике. В данном случае полезным окажется правило Парето. Из этой закономерности следует, что 80% результата приходится всего на 20% усилий. Оставшиеся 20% результата человек получает, когда прикладывает 80% усилий. Если пользоваться этим правилом, то можно повысить эффективность своей работы, и не тратить время попусту.
График и корректирование
Для составления графика нужно воспользоваться методом АВС. Сначала составляется список всех дел, намеченных на определенный период. Затем дела распределяются по степени значимости. Каждая задача в списке нумеруется. Теперь все дела нужно распределить на три категории:
- А. Занимают 15% от совокупности всех дел. Самые важные.
- Б. Занимают 20% от всех задач. Значимые дела, выполнение которых все же можно перепоручить другому человеку.
- С. На них приходятся оставшиеся 65%. Дела, которые необходимо отдать на выполнение кому-то из подчиненных.
После этого нужно сравнить распределение дел в черновом графике и предполагаемые временные затраты на их выполнение в соответствии с очередностью по этой системе. Остается только сделать корректирование. Ориентироваться нужно на дела из категории А. В грамотном распределении времени поможет и другая классификация дел. В ее основе лежит оценка сочетания двух параметров: срочность и важность.